Las presentaciones en público en el mundo de la empresa son muy variadas y pueden tener diversos objetivos: de ventas, informativas, de toma de decisión, de distribución de tareas para un proyecto, de presentación de producto… Es imposible hablar de un solo tipo de exposición de empresa, sin embargo, sí es posible tener claro cuándo debemos realizarlas y cómo plantearlas para obtener resultados.
La rutina diaria de las organizaciones, agendas apretadísimas, listas interminables de correos por responder y reuniones inacabables son el día a día de mandos intermedios y directos en las corporaciones. Cuanto más grande sea la compañía, más apretada estará la agenda de reuniones, más llena la bandeja de entrada de correo y mayor trascendencia tendrá la toma de decisiones.
Y en el caso de las pymes, la persona que lleva la gerencia absorbe muchas tareas como hombre (o mujer) “orquesta”: habla con clientes, lleva la parte de relaciones públicas, contratación, gestión, estrategia y con suerte tiene delegadas las funciones de administración y marketing. Y además, hace el trabajo propio de su empresa como un empleado más.
En ambos casos, el tiempo cobra un valor excepcional. Dicen que el tiempo es oro, pero no. El tiempo también es vida. Para todos. Y si podemos ahorrar tiempo a la hora de preparar tus presentaciones de empresa, son minutos y horas que podrás dedicar a cosas más importantes en la vida como tú mismo , tu ocio, tu familia…
¿Cómo te suena esto? Más resultados en menos tiempo.
¿Vamos allá?
Trabajes en una gran empresa o tengas una pyme, en este artículo te avanzamos:
- Qué tipos de presentaciones puedes tener.
- Cuándo es necesario hacer una presentación en público. Si no lo es, ahorra tiempo y esfuerzo.
- ¿Qué resultados puedo esperar y con qué criterios de éxito lo puedo medir?
En primer lugar ¿es necesario realizar una presentación de empresa?
¿Debo convocar esa reunión?
Una idea que te ayudara: una presentación NO ES un informe.
Un informe es, según el diccionario de la RAE una “descripción, oral o escrita, de las características y circunstancias de un suceso o asunto”. Hay veces que se nos convoca a una reunión para darnos a conocer algo que ya sabemos.
Si la información que vas a transmitir en esa presentación la puedes enviar por escrito, en gráficos, con infografías o cualquier otro diseño que facilite la comprensión, simplemente, hazlo. Convocar una reunión para presentar simplemente unos datos es una pérdida de tiempo.
Lo importante no son los datos, sino su interpretación para la toma de decisiones. Y aquí es donde sí eres imprescindible tú, como analista de los mismos, quien les pone contexto y les otorga un significado relevante para la empresa.
Lo importante eres tú, no los datos.
Lo importante eres tú, no el power point ni el catálogo de ventas.
Eres tú como orador quien tiene la enorme responsabilidad de orientar a la acción a los asistentes (ya sean clientes o equipo) y de fijar los criterios de éxito de esa reunión.
El éxito…algo tan etéreo, tan volátil. Y tan fácil de definir cuando lo asociamos a parámetros concretos y medibles. Está íntimamente asociado a los resultados y estos dependen del tipo de presentación que hagas.
Tipos de presentaciones que puedes tener y qué resultados puedes esperar.
Presentaciones EN tu empresa.
Esto es, a cliente interno: proveedores, empleados, miembros de tu equipo, jefes, propietarios, etc.
Los objetivos de este tipo de presentaciones son más informativos, de reparto de tareas, de justificación de proyectos o gasto y de puesta en común para la toma de decisiones.
Los resultados que puedes (y debes plantear) de este tipo de presentaciones es que de la misma se elabore un plan de acción para determinado proyecto, se tomen decisiones o se den las pautas para que todos los miembros de la empresa actúen de forma homogénea.
Los criterios de éxito que puedes fijarte en exposiciones internas de empresa son:
- Se ha tomado una decisión respecto a…
- Las personas se han llevado unas pautas de acción respecto a…
- Se ha puesto sobre la mesa la información necesaria respecto a…
Es decir, ¿cuándo una reunión interna, una exposición en el ámbito de la empresa, puede decirse que es un éxito? Cuando se conoce la información concreta que permite tomar decisiones y todo el mundo sabe qué tiene que hacer y cómo.
Informar por informar de un proyecto no tiene sentido. Dale un contexto. Dale un significado y un plan de acción. Para eso no te hace falta prepararte un power point. Sí necesitas los datos, que previamente puedes haber enviado como un informe.
Tiempo que te ahorras de preparar diapositivas.
Presentaciones DE tu empresa.
A cliente externo: aquél que compra tu producto o servicio. En este caso, tu exposición debe estar orientada a convertirte en la opción preferente para esa persona, propiciar la toma de decisión de compra.
El objetivo de este tipo de presentaciones debe centrarse en la respuesta a dos preguntas sencillas y potentes ¿por qué yo? ¿por qué mis productos/servicios? Y ¿por qué ahora?
El resultado esperado de este tipo de presentaciones obviamente es la toma de decisión de compra del cliente. Y si no compra en ese momento, que nos tenga en cuenta como una opción preferente porque sale con la sensación de que satisfacemos lo que necesita.
Un criterio de éxito distinto a la venta puede ser que nos pida presupuesto en las próximas semanas. O que nos recomiende a un tercero. Algo concreto, tangible y medible que si te planteas con antelación seguramente podrás provocar. Solo tienes que tenerlo previsto.
En conclusión, sean exposiciones internas de empresa o presentaciones a cliente externo ten claro si:
- ¿es realmente necesario? Informar por informar es una pérdida de tiempo
- ¿qué voy a contar y para qué? Elige los datos imprescindibles y dales el contexto de interpretación.
- ¿qué acciones quiero provocar? Para qué realizas esa exposición.
- ¿cómo voy a medir mi éxito? Qué acciones concretas esperas conseguir.
Y, por último, sucede algo mágico.
Cuando tu comunicación se orienta a un resultado y tiene criterios de éxito concretos, tu lenguaje es más eficaz, tu no verbal más convincente y consigues más resultados en menos tiempo.
Ese es el secreto. Orientar tu Comunicación al RESULTADO que deseas.
